Specjalista ds. Recepcji i Obsługi Biura

Specjalista ds. Recepcji i Obsługi Biura

Lokalizacja: Warszawa (Domaniewska)

Rodzaj umowy: kontrakt B2B bądź Umowa Zlecenie

Współpraca: współpraca długofalowa

Stawka B2B: 40-50 PLN/ h net + vat

Stawka UZ: 40-45 PLN/h net + vat

Wymagania:

• Minimum 2 doświadczenia w obsłudze biura
• Znajomość języka angielskiego na poziomie swobodnej komunikacji
• Doskonała umiejętność obsługi klienta i komunikacji interpersonalnej
• Zdolność do zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie i priorytetyzacji obowiązków
• Biegłość w obsłudze komputera, w tym znajomość programów biurowych i systemów zarządzania korespondencją e-mail
• Umiejętność utrzymania porządku i organizacji przestrzeni pracy
• Zdolność do samodzielnego składania zamówień i zarządzania zapasami biurowymi
• Umiejętność zarządzania kalendarzem i planowania spotkań
• Wysoka zdolność organizacyjna i umiejętność pracy w zespole
• Znajomość obsługi systemów rezerwacji i zarządzania dostępami
• Pro aktywne podejście do rozwiązywania problemów i zgłaszania usterek
• Doświadczenie w zarządzaniu kartami dostępu i wsparciu pracowników w różnych zapytaniach

Dodatkowe umiejętności:

• Znajomość procedur odprawy celnej będzie dodatkowym atutem
• Elastyczność i adaptacja do zmieniających się warunków pracy
• Dyskrecja i umiejętność zachowania poufności informacji

Zakres obowiązków:

• Bieżąca obsługa gości oraz połączeń przychodzących
• Zarządzanie korespondencją wychodzącą
• Obsługa korespondencji e-mail
• Sporządzanie lub wsparcie pracowników w sporządzaniu dokumentów związanych z odprawą celną
• Dbanie o porządek w biurze, na recepcji, w magazynku recepcji
• Uzupełnianie brakujących materiałów
• Składanie zamówień w systemie zakupowym
• Zamawianie wizytówek oraz pieczątek na prośbę pracowników
• Zarządzanie kalendarzem sal konferencyjnych
• Ścisła współpraca wewnątrz zespołu recepcyjnego i back office oraz współpraca ze wszystkimi działami
• Zgłaszanie usterek w systemie zewnętrznym
• Obsługa systemu rezerwacji miejsc parkingowych
• Wydawanie TAXI kodów, nadawanie dostępów do systemu Taxi
• Zarządzanie kartami dostępu do biura-nadawanie dostępów, blokowanie, wydawanie kart zastępczych
• Obsługa skrzynki ePuap
• Wydawanie szafek pracowniczych tzw. lockerów

Jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny:

1. Twoje CV trafi do weryfikacji przez Rekrutera Hays
2. Rekruter skontaktuje się z Tobą telefonicznie – 15-minutowa rozmowa o projekcie i Twoim doświadczeniu
3. Rozmowa z Klientem
4. Oferta
5. Witamy w projekcie!

Hays Poland sp. z o.o. jest agencją zatrudnienia zarejestrowaną w rejestrze prowadzonym przez Marszałka Województwa Mazowieckiego pod numerem 361