Executive Personal Assistant

Obecnie dla naszego Klienta poszukujemy Kandydatów na stanowisko:

Executive Personal Assistant

Lokalizacja: Zdalnie 100%

Rodzaj umowy: Kontrakt B2B podpisywany z Hays Poland

Współpraca: współpraca długofalowa

Stawka: 10 000 – 13 000 pln/msc netto + vat

Twoje kluczowe obowiązki:

• Bycie osobą kontaktową dla przypisanych liderów IT, zapewniając skuteczne wsparcie we wszystkich zadaniach administracyjnych: zarządzanie kalendarzem, organizacja podróży, zbieranie/przygotowywanie informacji na spotkania z kadrą kierowniczą i osobami zewnętrznymi, przygotowywanie prezentacji, wspieranie kluczowych działań w domenie.
• Planowanie, organizacja i realizacja różnego rodzaju spotkań (wydarzenia, wyjazdy integracyjne, rozmowy kwalifikacyjne, spotkania interesariuszy) w wielu strefach czasowych, na różnych poziomach wewnętrznych i zewnętrznych, często z zachowaniem wysokiej poufności.
• Wsparcie operacyjne w zakresie działalności biznesowej, w tym: zarządzanie finansami (zamówienia, faktury, rozliczenia), onboarding/offboarding, zarządzanie relacjami, wsparcie w zakresie szkoleń oraz organizacja działu (listy dystrybucyjne itp.).
• Nawiązywanie i utrzymywanie relacji w zespole IT i poza nim, ścisła współpraca z Chief of Staff i Liderem ds. Zaangażowania w celu skutecznego wsparcia szefa działu IT i jego zespołu kierowniczego.
• Utrzymywanie relacji i przepływu informacji z globalnym zespołem zarządzającym oraz wsparcie i zastępstwo dla innych członków zespołu.
• Budowanie pozytywnego i współpracującego środowiska pracy, zapewniającego efektywną pracę zespołową.
• Umiejętne zarządzanie oczekiwaniami i potrzebami interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych, a także dynamicznymi harmonogramami, zapewniając płynność spotkań i podróży.

Twoje kwalifikacje i doświadczenie:

• Minimum 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku w pracy administracyjnej, operacyjnej lub wsparciu projektów, najlepiej w branży farmaceutycznej lub biotechnologicznej.
• Silne nastawienie na współpracę, aktywne wspieranie rozwoju zespołu, udział w zadaniach i dzielenie się przydatnymi informacjami.
• Umiejętność dyskretnego i odpowiedzialnego obchodzenia się z informacjami poufnymi, poufnymi i zastrzeżonymi.
• Wysoka dbałość o szczegóły i dokładność, doskonałe umiejętności planowania i organizacji w celu skutecznego zarządzania priorytetami.
• Pewność siebie w zarządzaniu wieloma zadaniami w dynamicznym środowisku, współpraca z różnorodnymi zespołami i liderami wyższego szczebla, biegłość w korzystaniu z narzędzi Google Workspace (gMail, gCal, gMeet, gSheets).
• Bardzo dobry poziom języka angielskiego (C1).

Jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny:

1. Twoje CV trafi do weryfikacji przez Rekrutera Hays
2. Rekruter skontaktuje się z Tobą telefonicznie – 15-minutowa rozmowa o projekcie i Twoim doświadczeniu
3. Rozmowa z Klientem
4. Oferta
5. Witamy w projekcie!

Hays Poland sp. z o.o. jest agencją zatrudnienia zarejestrowaną w rejestrze prowadzonym przez Marszałka Województwa Mazowieckiego pod numerem 361